¿Qué debemos hacer para alcanzar los objetivos de nuestra compañía? ¿Cómo podemos mejorar nuestros procesos operativos? ¿Qué necesitamos para ejecutar un plan de acción para mejorar el rendimiento operativo? Estas interrogantes surgen cuando una organización busca optimizar y mejorar sus procesos empresariales.  

Cuando nos referimos a la mejora de los procesos empresariales de las organizaciones, nos referimos a su optimización y perfeccionamiento. Para ello, hay que observar y registrar cómo los equipos de trabajo realizan sus funciones y actividades; y hacer un seguimiento de las tareas, para descubrir dónde están los obstáculos y oportunidades de mejora y automatización. 

Aquí tres maneras en que las compañías están revisando sus procesos empresariales para poder llevar a cabo sus operaciones diarias de forma más sencillas y eficiente.  

Mejorar y agilizar la atención al cliente 

Un estudio de Microsoft demostró que el 90% de los estadounidenses deciden hacer negocios con una empresa en función de su experiencia con el servicio de atención al cliente. La realidad actual de servicio al clientes nos muestra altos niveles de insatisfacción, reacciones nulas o lentas frente a reclamos y  procesos manuales e interminables para la gestión de los problemas de los usuarios. Frente a esta situación, las organizaciones están apostando por implementar mejoras sustanciales en la automatización de sus flujos de trabajo con la finalidad de ofrecer un nivel de servicio diferenciado que haga que los clientes decidan volver. 

Estandarizar el recojo de información ante un reclamo o reporte por parte del cliente resulta fundamental para atender esta problemática. La utilización de flujos de trabajo automatizados es clave, por ejemplo: emplear un formulario estándar de atención que permita llevar un control del estado y la resolución del problema del cliente. 

Reducir errores manuales 

El uso común de hojas de cálculo de Excel para organizaciones que dependen de miles de celdas para prever los ingresos o equilibrar los presupuestos corren un riesgo importante, dada la cantidad de errores que se pueden cometer en dichos documentos.  

Hoy en día, muchas empresas están utilizando en su lugar sistemas ERP y haciendo sus procesos de creación de información totalmente automatizados. Por ejemplo, al inscribirse en un servicio, la información del cliente pasa automáticamente por un proceso de aprobación y los contratos se automatizan, lo que garantiza perfiles y datos contables cada vez más precisos. 

Acelerar la preparación de documentos críticos 

Los colaboradores de las empresas dedican un tercio de su tiempo a preparar una gran cantidad de datos para reportes e informes. Para ello, recopilan datos de encuestas, archivos de registro, análisis de redes sociales y otra información en hojas de cálculo. Sin embargo, estos métodos tradicionales suponen la pérdida de eficiencia al migrar manualmente los datos entre sistemas y los errores consiguientes. La situación se agrava cuando caemos en cuenta que estos datos son relevantes para la toma de decisiones de las diversas áreas de la compañía.  

Hoy, las organizaciones apuestan por métodos de mejora de procesos para agilizar la preparación de documentos y aprovechar más rápidamente las nuevas ideas y oportunidades. Con la finalidad de reducir errores humanos, las compañías emplean softwares automatizados para el llenado de formularios y con la capacidad de detectar errores. La implementación de estos procesos racionalizados optimiza e incrementan la productividad de otros procesos. 

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